タスクをTODOリストで管理してはいけない!時間活用術セミナーレポート【AD】

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1日のうち、具体的に何をしていたか分からない時間ってありませんか? サボっていたわけでもなく、何かしらの作業をしていたはずなのに、振り返って確認することができない。ものすごく時間を無駄にしているような気持ちになることが。

そんなとき、「時間活用術のイベントがあるので参加しませんか?」というお話をいただき、喜び勇んで行ってまいりました。

この記事は、reviews(レビューズ)より依頼した企画です。

経営者の時間活用術を学ぶ

今回参加したワークショップはアメリカン・エキスプレス×NewsPicksによる、理想の働き方を考えるイベント「理想の働き方のための時間活用術」です。

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左からモデレーターの&Co.の代表取締役・横石崇さん、パネラーとして、株式会社トレタの代表取締役社長・中村仁さん、ライフスタイルアクセント株式会社の代表取締役社長・山田敏夫さん、そしてアメリカン・エキスプレスの社長・清原正治さんです。

経営者のみなさんは一体どんな時間活用術をもっているのか、忙しい中でどのように時間管理をしているのかをお聞きすることができました。

そもそも時間を活用するための準備はできているか?

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まずパネラーの皆さんが口を揃えておっしゃったことは、体調管理でした。

中村さん曰く、体調管理ができていないと精神的に弱くなるそうです。

体調が悪くなると、

  • 精神的にも弱くなり、
  • 判断力が落ちて、
  • 仕事の効率が落ちから、
  • 時間が無駄になる

というわけです。

ようするに、思いっきり時間を活用したいならば常にベストな状態でいるようにしなくてはいけない。そのために適度な運動は必須であり、ジムに通うのはそれが1番の目的なのだとか。

経営者がジムに通う理由が初めてわかった気がします。半分くらいは格好つけてジムに通っていると思っていましたが、反省しました。

また、ジムに限らずランニング(ジョギング)をするのは小さな成功体験を積み重ねることができるので、精神的に非常に良いのだとか。朝からちゃんと走れた、目標タイムをクリアできた、何キロ走れたなどの成功体験からスタートできるから仕事に集中できるそうです。

これは走ってみた人しかわからないことですね。朝から疲れることしてどうすんの? なんて思っていた自分に喝を入れたいです。

なぜ経営者は早寝早起きする人が多いのか?

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経営者の朝は早い。なんてことをよく聞くと思いますが、パネラーのお三方も早寝早起スタイルでした。

だいたい22時に寝て6時に起きて行動開始されているとのこと。午前中の1番集中できるときにいかに仕事をこなすかがカギだと。

午後はアポイントメントや会議が入ることが多く、仕事が滞ってしまう。だから早起きして午前中に集中して仕事を進める。これは経営者目線でなくても本当にそうだなと。

特に中村さんにいたっては、会食の予定を可能であれば17時から設定しているほど。22時に寝るためにはやむを得ない選択ではありますが、17時までに仕事を終わらせなくてはいけなくなるので、追い込まれて効率が上がるのだとか。

漠然と仕事に取り組むより、17時には絶対に終わらせなければならないとすることで、時間の組み立て方、集中の仕方が変わってくるわけです。「とにかく頑張る」と「どう頑張る」の違いですね。

言葉にすれば簡単なのですが、これができていないから時間を上手く活用できていないのだと思い知りました。

タスク管理においてTODOリストは使わない

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そして会場がざわついたテクニックが「タスク管理でTODOリストを使わない」というもの。

タスクが発生したら、TODOリストには入れずにカレンダーに直接入力する。何日の何時にどのくらいの時間をかけて取り組むのかを設定する。タスク管理とリソース管理が同時にできる方法は目からも耳からも鱗が出ました。

また、スケジュール入力において、自分が設定したルールは絶対としてズラさないようにしているとお話してくれました。

例えば、ジムに行くスケジュールは絶対にズラさない。これがズレるとすべてに影響が出てしまうから。なので、それ以外の空いているところに予定を入れるようにしているとのことです。

私がジムに入会しては退会している理由がわかった気がします。

すべての人に当てはまる理想のスケジュールは無い

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時間活用したくてウズウズするイベントでしたが、最後にアメリカン・エキスプレスの社長・清原さんがおっしゃったお話がとても印象的でした。

すべての人に当てはまる理想のスケジュールは無い。

業務の内容によって働き方が違ってくるのは当然であり、自分の理想のスケジュールをどう見つかるかが大事なのだということ。だから時間管理を失敗しても気にせず、チャレンジして改善すれば良いと。

誰かの理想のスケジュールを見て、自分はなんて下手くそなんだと凹みすぎる必要はない。参考にして試してみて、自分なりの時間活用術を見出してくださいとのお言葉に救われた気がしました。

みなさんもぜひ自分のスケジュールを見つけて、理想の働き方、時間活用されてみてはいかがでしょうか?

それではまた。ご存じ、ゆうせいでした。

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